Tagliare non basta più: la vera sfida per le aziende è spendere meglio

Per anni, di fronte a crisi e instabilità, il verbo dominante nelle imprese italiane e non solo è stato tagliare. Costi, trasferte, budget operativi: la reazione più immediata al deteriorarsi dei conti era sempre una riduzione drastica e trasversale delle spese.

Ma oggi il quadro è cambiato. Il primo semestre del 2025 segna un punto di svolta: i dati dello Spend Index 2025 di Soldo, che analizza i flussi di oltre 25.000 aziende italiane ed europee, indicano con chiarezza che il tempo del semplice contenimento dei costi è superato. La spesa non si taglia più: si governa. E si orienta verso un obiettivo preciso — creare valore e generare efficienza — in un contesto che continua a essere incerto, segnato da inflazione, pressione fiscale e volatilità macroeconomica.

La vera novità di questa stagione di investimenti non è solo quantitativa ma culturale: le aziende hanno adottato un approccio intenzionale e selettivo. In questo scenario, l’Intelligenza Artificiale emerge come protagonista assoluta. Le grandi aziende italiane, quelle con oltre 100 dipendenti, hanno più che raddoppiato gli investimenti in AI rispetto al 2024 (+130%). Un salto che non si esaurisce nei numeri: la spesa per ChatGPT è cresciuta del 229%, quella per plugin e assistenti virtuali del 148%. A crescere sono anche gli investimenti in generatori di immagini e video (+70%), nei tool per la creazione automatica di presentazioni (+67%) e negli strumenti di trascrizione e traduzione (+21%).

Non si tratta più di sperimentazioni. L’AI è ormai integrata nei processi aziendali quotidiani: un segnale di maturità che impone, però, una riflessione di metodo. L’Intelligenza Artificiale non è un fine, né una guida autonoma dei processi decisionali: è una leva strategica che, per sprigionare tutto il suo potenziale, richiede governance, visione e competenza.

Parallelamente, cresce anche la spesa per i software (+37%) — in particolare per piattaforme scalabili e verticali — e per i servizi professionali (+41%), indispensabili per presidiare una normativa sempre più complessa e per acquisire competenze specializzate in materia di compliance e gestione flessibile dell’organizzazione.

Un altro fronte che torna a crescere è la mobilità aziendale: +12% le spese per viaggi e trasferte, che salgono al +22% nelle imprese con più di 50 dipendenti. Spiccano in particolare le spese per i veicoli aziendali (+49%) e per il noleggio auto (+30%). La ripresa degli incontri in presenza conferma la centralità della relazione personale nel business, ma risponde anche a un vincolo normativo: la Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l’obbligo di tracciabilità digitale delle spese di trasferta, rendendo imprescindibile per le aziende dotarsi di strumenti adeguati di monitoraggio e controllo.

Questa nuova disciplina della spesa si traduce in investimenti trasversali, che spaziano dalla tecnologia alla mobilità aziendale, e non solo. Le grandi aziende stanno rivedendo in profondità anche le proprie spese operative: quelle ricorrenti sono diminuite del 30%, non per effetto di tagli lineari, ma grazie a policy più rigorose e all’impiego di strumenti ad hoc, che consentono di disattivare con un clic ciò che non è più utile. Le PMI, invece, mostrano un andamento più stabile, con una crescita contenuta (+3%), segnale di un diverso livello di maturità organizzativa.

Si afferma inoltre una dinamica di decentralizzazione: rispetto al 2024, le spese operative decentralizzate nelle grandi aziende sono aumentate di oltre il 30%. Le decisioni di spesa non sono più appannaggio esclusivo del procurement centrale, ma si distribuiscono su più livelli dell’organizzazione. Questo scenario impone l’adozione di soluzioni evolute per monitorare e indirizzare in tempo reale i flussi di denaro, senza perdere il controllo.

Tutto converge verso un punto cruciale: nel 2025, la vera discriminante non è quanto si spende, ma come si spende. Le aziende che crescono non sono quelle che tagliano indiscriminatamente, ma quelle che investono con intelligenza, misurando l’impatto e ottimizzando i costi non strategici.

In questo contesto, la capacità di disporre di piattaforme che automatizzano i processi, distribuiscono i budget in modo puntuale e garantiscono una governance completa della spesa rappresenta la vera differenza tra una gestione reattiva e una visione strategica. La visibilità e il controllo non sono più un’opzione: sono la condizione necessaria per affrontare la complessità economica senza rinunciare alla crescita.

Spendere meglio, non necessariamente meno: è questa la competenza strategica che le imprese italiane stanno finalmente acquisendo.